この記事の目的：ChatGPTを「便利だから使う」だけでなく、どの情報を入力してよいか、どのアカウントで使うか、出力を誰が確認するかを先に決め、業務利用を再現可能なルールにします。
最初に入力データを分類する
公開情報、社内情報、顧客情報、個人情報、契約上の秘密情報などを分け、AIへ入力してよい範囲を決めます。技術的に入力できることと、業務上入力してよいことは同じではありません。顧客との契約、社内規程、法令上の義務がある情報は、それらの条件を優先します。
個人向け利用と管理対象ワークスペースを混同しない
ChatGPTではプランやワークスペースによって利用できる管理機能やデータの扱いが異なります。法人利用では、個人アカウントへ業務データを分散させるのか、管理対象のワークスペースを利用するのかを決め、アカウント管理と退職・異動時の扱いまで考えます。
データコントロールを確認する
OpenAIはChatGPTにデータコントロールを用意しており、利用者は利用可能な設定からモデル改善への利用などを管理できます。設定項目はアカウント種別やワークスペースによって異なるため、古い手順を固定的に運用せず、現在の設定画面と公式資料を確認します。
AIの出力をそのまま確定情報にしない
生成AIは文章整理、要約、案出し、コード補助などに役立ちますが、事実確認、数値、契約条件、法務・税務・医療など重要な判断は人が確認する工程を残します。「AIがそう言った」ことを根拠にせず、必要な場合は一次資料へ戻ります。
業務ルールは短く具体的にする
利用禁止情報、利用してよい用途、確認が必要な成果物、共有方法、アカウント種別、退職者処理などを短いルールとして定義します。細かすぎて誰も守れない規程より、日常業務で判断できる基準を作り、必要に応じて更新します。
個別講習では実際の業務を題材にする
AI活用講習では一般的なプロンプト例だけでなく、普段時間がかかっている作業を題材にし、入力情報を安全な形へ置き換える方法、出力の確認方法、繰り返し使える手順まで整理すると実務へつながります。